Inköpare och upphandlare

Inköpare och upphandlare köper in varor och tjänster, antingen åt privata företag eller offentliga organisationer. Det kan till exempel vara råvaror till industrin, städtjänster eller lekmaterial till förskolor. En inköpare bör vara en duktig förhandlare som samtidigt har kunskap om de lagar och avtal som styr inköp och upphandlingar. Det är bra att vara analytisk och kunna kommunicera med andra på ett tydligt sätt.

De som arbetar med inköp finns både i privat och offentlig sektor. På privata företag kallas man inköpare, inom offentlig sektor, som i kommuner eller landsting, kallas man istället upphandlare. Både inköpare och upphandlare kan också vara anställda inom konsultföretag och bemanningsföretag.

Arbetsuppgifter
Inköpare köper in varor och tjänster till företag, så som råvaror som behövs inom industriproduktion, varor till handeln så som kläder eller elektronik, eller tjänster såsom städning eller bevakning. Inköpsassistenter arbetar tillsammans med inköparen och assisterar i det dagliga arbetet.

På liknande sätt gör upphandlare upphandlingar av varor och tjänster till offentlig sektor. Man upphandlar till exempel lekmaterial och skolböcker, men också entreprenader såsom skolmåltider eller reparationer av byggnader.

Inköp och upphandlingar ska vara noga planerade. Man behöver exempelvis veta hur stor åtgång det är på den produkt eller tjänst som ska köpas in. Som inköpare samarbetar man därför ofta med andra avdelningar, som produktions- eller försäljningsavdelningar. På samma sätt samarbetar upphandlare med till exempel företrädare för olika enheter inom en kommun eller myndighet.

Inköpare och upphandlare ansvarar för att välja leverantör och har både kontakt med befintliga leverantörer och letar efter nya. Man utvärderar leverantörerna, till exempel utifrån kvalitet på deras produkter och priset. Man följer också upp och utvärderar tidigare avtal.

När analysen av behovet är klar och man vet vilka leverantörer som finns begär man in offerter eller anbud. I dessa beskriver leverantören produkten, priset och villkor för hur den ska levereras och betalas. När leverantörerna lämnat in sina offerter gör inköparen eller upphandlaren en utvärdering, och när den är klar fattar man beslut om vilken eller vilka leverantörer som ska anlitas och skriver avtal med dem.

Som upphandlare måste man ta särskild hänsyn till att arbetet styrs av flera lagar, till exempel lagen om offentlig upphandling som ställer tydliga krav på hur en upphandling ska göras. Innan avtalen skrivs är det vanligt med förhandlingar om exempelvis pris och leveransvillkor.

Förmågor

Förmågor som inköpare och upphandlare behöver ha eller utveckla:

Analytisk förmåga: Inköpare och upphandlare bör vara goda analytiker, till exempel för att kunna avgöra hur stort behovet av en vara är eller vad som är en rimlig kostnad för en vara.

Kommunikativ förmåga: Man behöver kunna uttrycka sig tydligt och korrekt både muntligt och skriftligt. Arbetet innebär mycket kontakter både med andra avdelningar inom företaget och med de leverantörer man skriver avtal med. Ibland behöver man kunna tala flera språk.

Organisationsförmåga:
Inköpare och upphandlare behöver vara duktiga på att planera.

Samarbetsförmåga: Inköpare och upphandlare samarbetar ofta med andra, till exempel för att säkerställa att man köper in rätt produkter eller tjänster.